Déclaration relative à la protection des données

Qui nous sommes

PKF Fiduciaire SA propose des services dans le domaine fiduciaire. Notre offre de prestations comprend entre autres:

• la tenue de la comptabilité pour des tiers
• le contrôle restreint et le contrôle ordinaire des comptes annuels
• la gestion des salaires et des assurances sociales
• l’établissement des déclarations fiscales pour les personnes morales et physiques

Principes de base du traitement des données

La présente déclaration relative à la protection des données décrit comment nous traitons les données personnelles, en particulier quelles données personnelles nous collectons et à quelles fins. Elle régit, en outre, la transmission des données, la période de conservation ainsi que vos droits.

On entend par données personnelles (ci-après également appelées données) toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. La notion de traitement des données doit être comprise en fonction de la situation et comprend toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données.

Nous collectons et traitons des données personnelles afin d’accomplir nos tâches professionnelles, conformément aux dispositions légales et contractuelles. La collecte, le traitement et l’utilisation des données personnelles sont soumis aux dispositions légales en vigueur en Suisse (Loi fédérale sur la protection des données) et, le cas échéant, en Europe (Règlement général de l’UE sur la protection des données).

Nous collectons les données personnelles de manière transparente et dans le respect des principes de proportionnalité et finalité. Les données ne sont traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaires à l’accomplissement de nos tâches et de nos obligations.

Objectif de la collecte et du traitement des données personnelles

Nous traitons les données personnelles qui sont nécessaires pour assurer la pérennité, la sécurité et la fiabilité de notre offre. Cela comprend en particulier les objectifs suivants :

• Gestion et administration de nos mandats et autres relations contractuelles avec nos clients, collaborateurs, fournisseurs;
• Gestion des contacts et communication dans le cadre de nos prestations;
• Amélioration de la qualité de nos services ;
• Garantie de la sécurité, respect des obligations légales et exercice de prétentions;
• Collecte / analyses statistiques;

Quelles données personnelles traitons-nous?

Données de contact et données de base générales

Selon l’objectif du traitement des données, le segment de clientèle et les domaines de prestations, nous collectons différents types de données personnelles, dont, dans certaines circonstances, des données sensibles.

Nous traitons pour tous les contacts, interlocuteurs, partenaires contractuels et clients au moins les données personnelles suivantes: 

• nom, prénom, adresse e-mail et, le cas échéant, sexe, adresse, numéro de téléphone, titre, date de naissance, nationalité, profession, informations sur l’employeur, titre, numéro AVS;

• correspondance électronique et écrite (courrier).

En outre, en fonction de l’objectif du traitement des données, du segment de clientèle et du domaine de prestations, nous collectons et traitons des données supplémentaires conformément aux descriptions énoncées dans les paragraphes suivants.

Données relatives à la gestion des mandats

Pour la gestion et l’administration de nos mandats et pour la communication avec notre clientèle, nous traitons les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales;
• Données salariales, assurances sociales
• Données relatives aux participations éventuelles (taux de détention, etc.)
• Informations financières telles que coordonnées bancaires;
• Informations comptables et fiscales
• Secteur d’activité, fonction et taux d’occupation du poste

En fonction du type de mandat, nous traitons également les données personnelles sensibles suivantes :

• données relatives à la santé, à la religion, à la perception de l’aide sociale
• Informations relatives aux poursuites ou aux faillites.

Ces données sont principalement traitées dans le cadre de prestations dans notre domaine d’activité (gestion de la comptabilité, fiscalité, gestion des salaires et audit). Il s’agit principalement de données relatives à nos clients. Mais elles peuvent également concerner des tiers, comme des collaborateurs, des personnes de contact ou des personnes qui ont une relation (contractuelle) avec nos clients. Nos clients peuvent donc eux aussi se référer à la présente déclaration relative à la protection des données, mais ils doivent de leur côté prendre des mesures pour se conformer à la loi sur la protection des données.

Le traitement des données sert à la gestion et à l’administration des mandats, au contrôle de la solvabilité, à la prévention des conflits d’intérêts et au contrôle de la qualité. Il répond également aux exigences légales et contractuelles.

En règle générale, les données sont communiquées et mises à disposition directement par les clients. Toutefois, selon la nature et l’étendue du mandat, elles peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers. Dans certaines circonstances, des données peuvent également être collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées.

Données pour l’organisation et la réalisation de manifestations

Les données personnelles suivantes sont traitées pour l’organisation et la réalisation de manifestations:

• Données de contact et données de base générales;
• Informations sur l’employeur (telles que raison sociale, adresse, adresse e-mail), les participants et intervenants;
• Dans certaines circonstances, photos ou vidéos.

Ces données sont traitées pour l’organisation de manifestations, à des fins de réseautage et de marketing.

Données liées à la communication directe

Les réunions en ligne, les visioconférences et/ou les webinaires que nous organisons sont réalisés avec des solutions telles que Microsoft Teams ou Zoom. Pour la communication directe par téléphone, e-mail, par le biais d’une solution de collaboration ou par chat, nous, et si nécessaire nos prestataires de services correspondants, pouvons traiter les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales;
• Données relatives à la communication telles que l’heure et la durée de la communication;
• Enregistrements de visioconférence, si nécessaire;

Nous traitons ces données personnelles en vue de fournir et d’améliorer nos prestations de services à nos clients et à d’autres tiers intéressés.

Données relatives au personnel

Les données suivantes sont traitées pour la gestion du personnel:

• Données de contact et données de base générales;
• Données relatives aux assurances sociales / n° AVS;
• Informations sur les enfants;
• Informations sur le poste au sein de notre entreprise, telles que date d’embauche, fonction, salaire, contrat de travail;
• Informations relatives à la candidature telles que lettre de motivation, CV, certificats de travail, diplômes, évaluation des entretiens d’embauche, assessments, références;
• Informations financières et coordonnées bancaires;
• Pour les collaborateurs imposés à la source: confession, permis de séjour, informations sur d’autres activités professionnelles, revenus acquis en compensation et informations sur le partenaire;
• Informations sur l’entretien d’évaluation périodique;
• Enregistrement du temps et des vacances;
• Informations sur les maladies, accidents, congés de maternité ou de paternité, service militaire ou protection civile;
• Extraits de casier judiciaire et/ou du registre des poursuites;

Les dossiers de candidature qui n’aboutissent pas à une embauche sont supprimés / détruits à l’issue de la procédure de candidature, à moins que nous n’ayons obtenu l’autorisation de les conserver.

Les données servent à un traitement correct dans le domaine des ressources humaines, à l’exécution de la relation contractuelle (contrat de travail) et sont principalement fournies par les collaborateurs et collaboratrices.

Fournisseurs et autres partenaires contractuels

Nous traitons les données personnelles suivantes des partenaires commerciaux qui effectuent des prestations de services ou des livraisons pour nous:

• Données de contact et données de base générales;
• Informations financières telles que coordonnées bancaires;
• Informations disponibles dans le contrat (telles que données sur les collaborateurs responsables, conseillers, informations sur la prestation fournie, etc.);

Nous traitons ces données en exécution d’un contrat et en application des périodes de conservation légales en vertu du droit commercial et fiscal. Si nos partenaires contractuels ont accès à nos données personnelles dans le cadre de l’exécution de leur mission, nous concluons avec eux un contrat de sous-traitance correspondant.

Exploitation, amélioration et contrôle du site Internet, d’autres canaux électroniques

• Fichiers journaux (logfiles) du serveur

Notre site Internet peut être utilisé sans qu’il soit nécessaire de divulguer des données personnelles étendues. Toutefois, le serveur collecte des informations sur l’utilisateur à chaque consultation. Celles-ci sont sauvegardées temporairement dans les fichiers journaux du serveur. Il n’est cependant pas possible d’attribuer ces informations à une personne précise. Les fichiers journaux contiennent les informations suivantes:

• la date, l’heure d’accès et la quantité de données,
• le navigateur utilisé et le système d’exploitation,
• le nom de domaine du fournisseur,
• la page à partir de laquelle vous êtes arrivé sur notre site (Refered-Url),
• la requête de recherche,
• l’adresse IP.

La collecte de ces données est techniquement nécessaire: elles servent à la stabilité et à la sécurité du site Internet et sont utilisées pour analyser l’utilisation du site Internet et l’améliorer. Elles permettent, en outre, un contrôle précis en cas de suspicion d’utilisation illégale de notre site Internet.

• Cookies

Notre site Internet utilise des cookies et des technologies similaires. Si les paramètres de votre appareil l’autorisent, nous utilisons des cookies et des outils similaires afin de vous offrir une expérience de navigation optimale sur notre site Internet.

Les cookies sont des fichiers textes qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui permettent d’analyser votre utilisation du site Internet. Ils facilitent la présentation de notre site Internet et vous aident à naviguer sur notre site. Les cookies collectent des données telles que:

• l’adresse IP,
• le site Internet à partir duquel vous nous rendez visite,
• le type d’appareil que vous utilisez,
• la manière dont vous utilisez notre fonction de recherche.

Il est également possible de visiter notre site Internet sans cookies, en paramétrant le navigateur de façon à ce qu’il empêche l’enregistrement des cookies. Cependant, ce paramétrage peut restreindre les possibilités d’utilisation du site Internet. Nous n’utilisons en aucun cas les cookies pour installer des programmes malveillants ou espions sur votre ordinateur.

Garantie de la sécurité, respect des obligations légales et exercice de prétentions

Nous pouvons traiter les données personnelles susmentionnées afin de garantir la sécurité et de faire valoir vos droits, si cela s’avère nécessaire, et, à cet effet, les transmettre à des tiers tels que des tribunaux ou offices.

Saisie des données, période de conservation, mesures de sécurité

Saisie des données

En règle générale, nous obtenons les données personnelles mentionnées au chiffre précédent directement de votre part à partir du moment où vous bénéficiez de l’une de nos prestations. Dans certaines circonstances, les données peuvent être également collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées. 

Toutefois, dans le cas de mandats, les données peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers, selon la nature et l’étendue du mandat.

Nous utilisons également des informations accessibles au public dans les médias et sur Internet dans la mesure où cela est indiqué dans un cas concret (p. ex. dans le cadre d’une candidature, lors de la sélection d’enseignants et d’intervenants), ainsi que des données en rapport avec l’utilisation du site Internet (voir chapitre précédent).

Période de conservation

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, pendant les durées de conservation légales ou contractuelles, et aussi longtemps que nous avons un intérêt prépondérant à les conserver. Les données sont ensuite effacées.

Sécurité des données

Nous prenons les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive. Ces mesures comprennent des solutions de sécurité informatique et de réseau, des restrictions d’accès, le cryptage des supports de données et de leur transmission, des instructions, formations et contrôles.

Les données sont sauvegardées dans les applications et logiciels que nous utilisons. Les données sont généralement sauvegardées sur des serveurs situés en Suisse. Dans les cas particuliers où des données seraient sauvegardées à l’étranger (Teams, site internet, logs, etc.), les règles énoncées au chiffre suivant s’appliquent.

Si des tiers ont accès à nos données, des mesures particulières, qui sont régies par le contrat de sous-traitance (voir chiffre "Transmission et transfert de données"), sont prises.

Réseaux de médias sociaux

Notre site Internet utilise des boutons de partage pour vous permettre, en cliquant, d’utiliser des plug-ins sociaux de tiers, p. ex. Twitter ou LinkedIn. Nous permettons ainsi aux visiteurs de notre site Internet de partager le contenu sur les réseaux de médias sociaux respectifs. Lorsque vous cliquez sur un bouton de partage, les données d’utilisation sont transmises au prestataire de médias sociaux correspondant.

Les plug-ins sont identifiés par le logo ou le nom du prestataire. Le contenu du plug-in est directement transmis à votre navigateur par le site prestataire et relié par celui-ci à la page Internet. En reliant les plug-ins ou en ouvrant le canal correspondant via le lien, le prestataire reçoit l’information que vous avez consulté notre site Internet. Si vous êtes connecté en même temps chez le prestataire, celui-ci peut associer la visite à votre profil. Si vous interagissez avec les plug-ins, p. ex. en cliquant sur le bouton ou en laissant un commentaire, l’information correspondante est transmise directement de votre navigateur au prestataire et y est sauvegardée.

Nous renvoyons (en outre) à nos réseaux de médias sociaux respectifs au moyen de liens. Il s’agit uniquement d’un renvoi statique vers le canal concerné. Lorsque vous vous connectez à nos réseaux de médias sociaux, nous recevons des informations qui sont enregistrées dans votre profil (informations de contact) et d’éventuelles informations sur les profils de vos amis.

Vous trouverez le but et l’étendue de la collecte de données et le traitement ultérieur de vos données par le prestataire, ainsi que vos droits y afférents et les possibilités de paramétrage visant à protéger votre vie privée dans les informations relatives à la protection des données des prestataires.

• Facebook Ireland Ltd. resp. Facebook Inc: https://www.facebook.com/policy.php
• LinkedIn Corporation: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy»
• Twitter Inc.: https://twitter.com/en/privacy

Technologies de suivi et outils de prestataires tiers

• Google Analytics

Ce site Internet utilise «Google Analytics», un outil d’analyse de sites Internet de la société Google Ireland Limited («Google»), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Google Analytics utilise des «cookies», c’est-à-dire des fichiers textes qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui permettent d’analyser votre utilisation du site Internet. Les informations générées par les cookies sur votre utilisation de notre site Internet sont en général transférées et enregistrées sur un serveur de Google aux États-Unis.

Ce n’est que dans des cas exceptionnels que l’adresse IP complète est transmise à un serveur Google aux États-Unis où elle y est abrégée. Sur mandat de l’exploitant de ce site, Google utilisera ces informations afin d’analyser votre utilisation du site Internet, d’établir des rapports d’activités web et de nous fournir d’autres prestations en lien avec l’utilisation du site Internet et d’Internet.

Vous pouvez empêcher l’enregistrement de cookies en paramétrant votre navigateur en conséquence. Néanmoins, nous attirons votre attention sur le fait que, dans ce cas, toutes les fonctionnalités de notre site ne seront éventuellement pas entièrement disponibles.

De plus, vous pouvez empêcher le transfert à Google des données générées par les cookies et celles en lien avec votre utilisation du site (y compris votre adresse IP), ainsi que le traitement de ces données par Google, en téléchargeant et en installant le plug-in de navigateur disponible.

Vous pouvez également empêcher la collecte de données par Google Analytics en installant un cookie opt-out qui empêchera l’enregistrement de vos données lors de votre prochaine visite sur notre site Internet: désactiver Google Analytics.

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/fr/ et sur la protection des données sur https://marketingplatform.google.com/about/.

Transmission et transfert de données

Nous pouvons transmettre des données personnelles à des tiers si vous avez donné votre consentement, si cela est nécessaire pour fournir la prestation concernée, remplir l’objectif du contrat ou préserver notre intérêt légitime, ou si nous y sommes tenus par la loi.

Les catégories suivantes de destinataires peuvent recevoir des données personnelles de notre part:

• prestataires de services (p. ex. sociétés de services informatiques, fournisseurs d’hébergement, fournisseurs, conseillers, avocats, compagnies d’assurance).
• tiers dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles, autorités (notamment autorités de surveillance de la révision ou autorités fiscales), institutions gouvernementales, tribunaux.

Les tiers que nous mandatons se sont contractuellement engagés à respecter la protection des données et à ne traiter les données que dans le but que nous leur avons indiqué.

Nos prestataires sont pour la plupart situés en Suisse. Certaines données personnelles peuvent également être transférées aux États-Unis (p. ex.  données Google Analytics). Si un transfert de données vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat s’avère nécessaire, il sera effectué sur la base des clauses contractuelles standard (p. ex. dans le cas de Google) ou d’autres garanties appropriées.

Vos droits

Toute personne peut demander des renseignements sur les données traitées la concernant, ainsi que sur l’origine, le destinataire et la finalité de la collecte et du traitement des données. En outre, vous avez le droit de demander la rectification, le blocage, l’effacement ou le transfert de vos données.

Les données conservées en vertu de dispositions légales ou nécessaires à la gestion des affaires ne peuvent resp. ne doivent pas être supprimées/effacées. Si les données ne sont pas concernées par une obligation légale d’archivage ou par notre intérêt prépondérant de conservation, nous supprimerons vos données à votre demande. Si l’obligation d’archivage s’applique, nous bloquons vos données.

Vous pouvez en outre faire valoir vos droits en justice ou déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente.

Dispositions finales

• Entité responsable et contact

Nous sommes responsables du traitement des données conformément à la présente déclaration relative à la protection des données, sauf disposition contraire.

Les demandes générales concernant la protection des données peuvent nous être envoyées par courrier (PKF Fiduciaire SA, rue des Battoirs 7, 1205 Genève) ou par e-mail (geneve@pkf.swiss).

Pour les questions concernant une personne en particulier, les demandes de rectification ou une demande de suppression, une copie de la carte d’identité ou du passeport permettant d’identifier l’utilisateur doit en outre être jointe.